Termenul până la care agricultorii ecologici au obligaţia de a depune fişa de înregistrare a activităţii este 16 mai 2016, inclusiv.

Procedura de înregistrare a operatorilor din domeniul agriculturii ecologice este cuprinsă în Ordinul nr. 1253/2013 al Ministrului Agriculturii şi Dezvoltării Rurale, care detaliază etapele ce trebuie parcurse în cadrul procedurii.  Astfel operatorii aflaţi în sistemul de agricultură ecologică şi care până la acest moment nu s-au înregistrat au obligaţia de a depune fişa de înregistrare la Direcţia Agricolă judeţeană, conform art. 2 alin. (1) din Ordinul MADR 1253/2013. (1^2). Operatorii se vor adresa organismelor de inspecţie şi certificare cu  care au încheiat contract de prestări servicii, în calitate de entitate mandatată de MADR, pentru întocmirea fişelor de înregistare. Organismele de inspecţie şi certificare verifică conformitatea datelor şi transmit fişele de înregistrare, la direcţiile agricole, în vederea înregistrării şi avizării. Fişele de înregistrare sunt însoţite de următoarele documente: contractul încheiat între operator şi organismul de inspecţie şi certificare menţionat în fişa de înregistrare; declaraţia pe proprie răspundere în vederea înregistrării ca operator în sistemul de agricultură ecologică (pentru operatorii care accesează măsuri din cadrul PNDR sau POP); declaraţia pe propria răspundere pentru deţinerea documentelor necesare înscrierii în agricultura ecologică. În scopul verificării informaţiilor  cuprinse în fişele de înregistrare, dar şi pentru alte clarificări, operatorul are obligaţia de a furniza, la cererea MADR, şi/sau a DAJ/EM, orice alte documente solicitate. Comercianţii cu amănuntul care vând produse ecologice ambalate şi  etichetate direct consumatorului sau utilizatorului final se exonerează de la înregistrarea în sistemul de agricultură ecologică, cu condiţia de a-şi declara activitatea  la  DAJ/EM. Nu beneficiază de această exonerare acei comercianţi cu amănuntul care produc, procesează sau depozitează altfel decât prin menţinerea unei legături cu punctul de vânzare sau care importă produse ecologice ori au subcontractat activităţile menţionate anterior către o parte terţă.

Potrivit art. 5 din Ordin, operatorii care şi-au înregistrat activitatea în conformitate cu prevederile de mai sus pot reveni cu modificări la fişa de

înregistrare, prin completarea şi depunerea  Declaraţiei pe propria răspundere  pentru modificarea  fişei de înregistrare în agricultura ecologică depuse iniţial, prevăzută în anexa nr. 13. Situaţiile în care se poate depune această declaraţie sunt următoarele: operatorul a încheiat contract cu un organism de inspecţie şi certificare ce nu mai activează pe teritoriul României, ca urmare a renunţării sau  a retragerii aprobării de către MADR; rezilierea contractului cu organismul de  inspecţie şi certificare menţionat în fişa de înregistrare (cu înaintarea dovezii acestei rezilieri) şi încheierea unui contract cu un alt organism de inspecţie şi certificare; schimbarea formei de organizare; schimbarea numelui (ca urmare a schimbării denumirii exploataţiei fără modificarea CUI); schimbarea administratorului exploataţiei (nume, prenume, CNP) - în cazul persoanelor juridice; schimbarea adresei deţinătorului exploataţiei; cazuri de forţă majoră  sau circumstanţe excepţionale: constatarea unor diferenţe în ceea ce priveşte dimensiunea exploataţiei declarată în fişa de înregistrare la data depunerii acesteia la DAJ/EM şi dimensiunea acesteia constatată de organismul de inspecţie şi certificare cu care operatorul are încheiat contract, în urma efectuării inspecţiei; transferul total al activităţii cu profil ecologic; transferul parţial al exploataţiei ecologice a producătorului. Pentru toate aceste modificări, operatorul va prezenta la DAJ/EM documente justificative.