Declaraţia 394 se depune numai de contribuabilii înregistraţi în scopuri de TVA care au realizat, pe teritoriul României, în perioada de raportare, prestări de servicii sau achiziţii de bunuri şi servicii de la/către alţi contribuabili cu un cod valid de TVA.

Potrivit Ordinului ANAF nr. 3596, în formularul 394 se raportează toate operaţiunile impozabile şi taxabile cu cota prevăzută de lege realizate pe teritoriul naţional, pentru care: este emisă o factură în perioada de raportare, inclusiv pentru avansuri şi cele care au înscrisă menţiunea "taxare inversă" sau "TVA la încasare"; s-a primit o factură în perioada de raportare, inclusiv cele care au înscrisă menţiunea "taxare inversă" sau "TVA la încasare". În schimb, nu se declară în 394: livrările sau achiziţiile pentru care s-a emis bon fiscal, dar nu s-a emis factură; operaţiunile cu persoanele neplătitoare de TVA în România; facturile emise prin autofacturare. Declaraţia 394 se completează cu valoarea cumulată înscrisă în facturile emise/primite pentru fiecare cod de înregistrare în scopuri de TVA ale partenerilor de tranzacţii. Singura excepţie există la operaţiunile pentru care se aplică taxarea inversă. În cazul acestora, valorile totale înscrise în facturile aferente tranzacţiilor pentru care se aplică taxarea inversă se completează pe acelaşi formular, însă separat de restul operaţiunilor. În ceea ce poriveşte termenul de depunere, Declaraţia 394 se depune în data de 25 a lunii următoare încheierii perioadei de raportare, numai dacă în acest timp au fost realizate operaţiunile menţionate anterior, care trebuie raportate. Reamintim că, potrivit legii, contribuabilii care nu depun la timp acest formular riscă amenzi cuprinse între 12.000 şi 14.000 de lei - dacă sunt persoane juridice, şi amenzi între 2.000 şi 3.500 de lei, dacă sunt persoane fizice. Atenţie! Contribuabilii care nu au realizat astfel de operaţiuni în perioada de raportare nu depun declaraţia pe zero. Perioada de raportare a Formularului 394 este perioada fiscală declarată pentru decontul de TVA - lunar, trimestrial, etc. Transmiterea la ANAF a Formularului 394  se poate face online - pentru cei care deţin o semnătură electronică, sau direct la ghişeul unităţii fiscale. De asemenea, formularul poate fi transmis şi prin poştă, cu confirmare de primire.