Sediul firmei poate fi stabilit într-un spaţiu proprietate personală a unuia sau a mai multor asociaţi sau într-un spaţiu care se află în folosinţa acestora, în baza unui contract de comodat, de închiriere sau subînchiriere.
În ceea ce priveşte documentele necesare pentru înregistrarea în registrul comerţului a menţiunilor privind schimbarea sediului comercianţilor sau a sediului sucursalelor în alt judeţ, acestea sunt următoarele: cerere de înregistrare (original); dovada verificării disponibilităţii şi a rezervării firmei şi/sau a emblemei (original); dacă este cazul, acordul pentru utilizarea denumirii, prevăzut de art. 39 din Legea nr. 26/1990, republicată (original); Hotărârea adunării generale a asociaţilor/ acţionarilor decizia asociatului unic/ decizia CA/decizia directoratului sau, după caz, actul adiţional la actul constitutiv (original); dovezile privind noul sediu (copie); actul constitutiv actualizat; certificatul de înregistrare şi, după caz, anexele (originale); declaraţia-tip pe propria răspundere (original), semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că: persoana juridică nu desfăşoară, la sediul social, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani (model 1); persoanele juridice îndeplinesc condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii, pentru activităţile precizate în declaraţia-tip (model 2).
Dacă este cazul, mai sunt necesare: avizele prealabile prevăzute de legile speciale (original); împuternicire specială sau avocaţială pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale (original); cerere de radiere (original); dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale - taxa judiciară de timbru, în original, timbre judiciare, taxe de registru, tariful de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a. Documentele se depun la ORC în raza căruia firma îşi stabileşte sediul social, la ghişeu sau prin corespondenţă. Pentru schimbarea sediului sucursalei, în cazul în care sucursala nu a fost nominalizată în actul constitutiv, fiind reglementată prin acesta doar procedura de mutare a sediului acestora, nu se întocmeşte act constitutiv actualizat, menţiunea operându-se în baza hotărârii adunării generale a asociaţiilor/acţionarilor, decizia asociatului unic/decizia consiliului de administraţie/decizia directoratului. Reamintim că, în conformitate cu prevederile legale, la acelaşi sediu pot funcţiona mai multe societăţi, dacă este îndeplinită cel puţin una din următoarele condiţii: imobilul, prin structura lui, permite funcţionarea mai multor societăţi în încăperi diferite; cel puţin o persoană este, în condiţiile legii, asociat în fiecare dintre societăţi; cel puţin unul dintre asociaţi este proprietar al imobilului ce urmează a fi sediul societăţii. În fine, certificatul de înregistrare emis de Oficiul Registrului Comerţului de la noul sediu împreună cu certificatul de înregistrare menţiuni, certificatul constatator şi certificatul de radiere a societăţii de la vechiul sediu se vor elibera, la alegere, de către Oficiul Registrului Comerţului de la vechiul sediu sau de la noul sediu.