Pentru înregistrarea în registrul comerţului, înregistrarea fiscală şi autorizarea funcţionării unei sucursale înfiinţată în Romania de o firmă cu sediul în străinătate trebuie depusă o documentaţie specifică.
Astfel, trebuie depuse următoarele documente: cerere de înregistrare (original); Hotărârea organului statutar competent privind înfiinţarea sucursalei prin care se desemnează şi persoana împuternicită să reprezinte sucursala; actul constitutiv şi statutul comerciantului din străinătate dacă sunt conţinute în documente separate, împreună cu toate modificările acestor documente sau actul constitutiv actualizat, original sau copie certificată şi traducerea realizată de un traducător autorizat a cărui semnătură să fie legalizată de un notar public; în cazul sucursalelor comerciantului din state care sunt membre ale UE, documentele contabile ale agentului economic din străinătate, aşa cum sunt ele întocmite, auditate şi publicate, în conformitate cu legea statului membru care guvernează comerciantul din străinătate; în cazul sucursalelor comercianţilor din state care nu sunt membre ale UE sau ale Spaţiului Economic European, documente care să ateste sediul social al comerciantului din străinătate, obiectul de activitate al acestuia şi, cel puţin anual, suma capitalului subscris; certificatul, în traducere certificată, de la registrul în care este înmatriculat comerciantul din străinătate, care să ateste existenţa societăţii; notificarea transmisă Băncii Naţionale a României de către autoritatea din statul membru de origine în cazul sucursalei unei instituţii de credit; autorizarea Băncii Naţionale a României pentru înfiinţarea sucursalei în cazul instituţiilor de credit cu sediul în state terţe; specimenele de semnătură ale împuterniciţilor sucursalei (original); dovezile privind sediul sucursalei (copie). Totodată, mai trebuie depusă Declaraţia-tip pe propria răspundere semnată de împuterniciţii sucursalei (original), din care să rezulte, după caz, că: sucursala nu desfăşoară, la sediul social, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani (model 1); sucursala îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii, pentru activităţile precizate. În fine, trebuie prezentate dovezile privind plata taxelor/tarifelor legale - taxa judiciară de timbru, în original; taxele de registru; timbre judiciare; tariful de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a. Firma sucursalei din Romania a unei societăţi străine va trebui să cuprindă şi menţiunea sediului principal din străinătate. Documentele se depun la Oficiul Registrului Comerţului în raza căruia firma îşi stabileşte sediul social, la ghişeu sau prin corespondenţă.