Declaraţia de înregistrare fiscală se completează şi se depune de către persoanele juridice, asocierile şi alte entităţi fără personalitate juridică cu ocazia primei înregistrări fiscale.
Potrivit legii, plătitorii de impozite, taxe, contribuţii şi alte sume datorate bugetului general consolidat au obligaţia de a menţiona pe facturi, scrisori, oferte, comenzi, precum şi pe orice alte documente emise codul de identificare fiscală. Datele de identificare ale unei entităţi se compun din denumirea completă, adresa completă şi codul de înregistrare fiscală. În unele cazuri, locul unde se exercită gestionarea administrativă şi conducerea efectivă a afacerilor nu corespunde cu sediul social. Acest loc unde se exercită gestiunea şi conducerea efectivă a afacerii poartă denumirea de domiciliu fiscal. Pentru creanţele administrate de Autoritatea Naţională de Administrare Fiscală (ANAF), domiciliul fiscal este: adresa unde îşi are domiciliul fiscal persoana fizică (sau adresa unde locuieşte efectiv), în cazul în care aceasta este diferită de domiciliu; sediul activităţii economice (sau locul unde se desfăşoară efectiv activitatea principală) - pentru persoanele fizice care desfăşoară activităţi economice în mod independent sau exercită profesii libere; sediul social (sau locul unde se administrează şi conduce firma) - în cazul persoanelor juridice; sediul entităţii fără personalitate juridică (sau locul unde unde se desfăşoară efectiv activitatea principală) - în cazul asocierilor fără personalitate juridică. Cele de mai sus sunt important de cunoscut, deoarece întreaga comunicare dintre unitatea fiscală şi contribuabil se desfăşoară prin această adresă a unei locaţii, ca şi parte componentă în identificarea contribuabilului. Reamintim că unitatea fiscală transmite la adresa contribuabilului o serie de acte administrative: înştiinţare cu privire la modul în care s-a efectuat stingerea obligaţiilor fiscale pentru sumele plătite în contul unic; somaţie şi titlu executoriu pentru începerea (sau continuarea), executării silitate, în cazul obligaţiilor fiscale neachitate la termenele scadente; raportul inspecţiei fiscale; notificare privind nedepunerea declaraţiilor fiscale la termen; cerere de informaţii în vederea completării dosarului fiscal al contribuabilului; răspuns la adresele depuse de către contribuabil pentru diverse solicitări, lămuriri, cereri. "Dorim să reamintim contribuabililor că este nevoie să figureze în evidenţele fiscale cu date de identificare exacte şi reale. În acest sens, dacă activitatea unei persoane juridice se desfăşoară preponderent într-o locaţie înregistrată ca şi un dezmembrământ (punct de lucru, sucursală, agenţie etc.), dar de fapt persoanele care asigură conducerea, administrarea firmei sunt la acest dezmembrământ şi sediul social este neglijat, Codul de procedură fiscală prevede posibilitatea definirii şi nominalizării locaţiei unde este punctul de lucru, drept domiciliu fiscal, permiţând astfel contactul imediat cu unitatea fiscală în vederea stabilirii unor relaţii şi comunicări eficiente, sau chiar şi pentru corectarea unor situaţii deja existente" - precizează doamna ec. Smaranda Scridon, director executiv al Direcţiei Generale a Finanţelor Publice Bihor.