Operatorii economici au obligaţia păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare.

Obligativitatea privind arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile este inclusă în Ordinul MFP nr. 2634, în vigoare din acest an. Lista documentelor financiar-contabile ce trebuie păstrate timp de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cuprinde 25 de astfel de acte. Astfel, registrele de contabilitate şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva entităților timp de zece ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, excepție de la această regulă făcând statele de salarii, al căror termen de păstrare este de 50 de ani. De asemenea, actul normativ menţionat enumeră expres o serie de acte pentru care perioada obligatorie de păstrare este de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Este vorba despre următoarele documente: notă de recepție și constatare de diferențe; bon de predare, transfer, restituire; bon de consum;  bon de consum (colectiv); lista zilnică de alimente; dispoziție de livrare; fișă de magazie; listă de inventariere; listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice); chitanță; chitanță pentru operațiuni în valută; dispoziție de plată/încasare către casierie;  borderou de achiziție; borderou de achiziție (de la producători individuali); decont pentru operațiuni în participație; ordin de deplasare (delegație); ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale); decont de cheltuieli (pentru deplasări externe); decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale); notă de debitare/creditare; fișă de cont pentru operațiuni diverse; fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei); decizie de imputare; angajament de plată. De asemenea,  documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora. În plus, în caz de încetare a activității unei societăți, actele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se pot preda la arhivele statului. Documentele pot fi arhivate atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic, în conformitate cu legea.

Codul de procedură fiscală prevede, la articolul 109, anumite reguli pentru conducerea evidențelor contabile și fiscale, printre care se numără și obligația ca evidențele contabile și fiscale să fie păstrate, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia. Aceste evidențe pot fi păstrate inclusiv pe suport electronic sau pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate să presteze servicii de arhivare. Potrivit legii, nerespectarea obligației de a păstra, precum și a obligației de a prezenta datele arhivate în format electronic și aplicațiile informatice cu ajutorul cărora acestea au fost generate este considerată contravenţie şi se sancţionează cu amendă. Concret, sancțiunea aplicabilă contribuabililor mari și mijlocii este cuprinsă între 12.000 şi 14.000 de lei, în timp ce, pentru contribuabilii mici şi persoanele fizice, normele în vigoare stabilesc pentru nerespectarea acestei obligaţii o amendă de la 2.000 la 3.500 de lei. Totuşi, persoanele sancţionate au posibilitatea achitării a jumătate din valoarea minimă a amenzii, în primele 48 de ore de la comunicarea procesului verbal de contravenţie.